Προστασία Προσωπικών Δεδομένων

Ενημέρωση Προστασίας Δεδομένων Δημοτών – Πολιτών – Τρίτων μερών

Αρχές που διέπουν την επεξεργασία

Η προστασία των προσωπικών δεδομένων είναι πολύ σημαντική για τον Δήμο. Διασφαλίζουμε την πλήρη συμμόρφωση με το ισχύον Νομικό Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων, συμπεριλαμβανομένου του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ) και επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με τις ισχύουσες βασικές αρχές. Σε αυτό το πλαίσιο, διασφαλίζουμε ότι τα προσωπικά δεδομένα:

α) υποβάλλονται σε σύννομη και θεμιτή επεξεργασία με διαφανή τρόπο σε σχέση με τα υποκείμενα των δεδομένων. 

β) συλλέγονται για συγκεκριμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς και δεν υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία με τρόπο ασυμβίβαστο προς τους σκοπούς αυτούς. 

γ) είναι κατάλληλα, συναφή και περιορίζονται στο αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία. 

δ) είναι ακριβή και, όταν είναι αναγκαίο, επικαιροποιημένα. 

ε) διατηρούνται υπό μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων μόνο για το διάστημα που απαιτείται για τους σκοπούς της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

στ) υποβάλλονται σε επεξεργασία κατά τρόπο που εγγυάται την ενδεδειγμένη ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων, μεταξύ άλλων την προστασία τους από μη εξουσιοδοτημένη ή παράνομη επεξεργασία και τυχαία απώλεια, καταστροφή ή φθορά, με τη λήψη κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων.

ζ) δεν διαβιβάζονται σε χώρα ή έδαφος εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, εκτός εάν η εν λόγω χώρα ή επικράτεια εξασφαλίζει επαρκές επίπεδο προστασίας των δικαιωμάτων και ελευθεριών των Υποκειμένων των δεδομένων σε σχέση με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ή πρόκειται για διαβιβάσεις που υπόκεινται σε κατάλληλες εγγυήσεις ή πληρούν άλλες ειδικές προϋποθέσεις που ορίζει η ισχύουσα νομοθεσία.

Σε ποιες νομικές βάσεις στηρίζεται η επεξεργασία των δεδομένων

Η επεξεργασία των δεδομένων των Δημοτών – Τρίτων Μερών από τον Δήμο βρίσκει έρεισμα σε μία (ή περισσότερες) από τις παρακάτω νομικές βάσεις: 

  • Σύμβαση: η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση της σύμβασης εργασίας προσώπου ή για να ληφθούν μέτρα κατ’ αίτησή σας πριν από τη σύναψη σύμβασης.  
  • Νομική υποχρέωση: η επεξεργασία είναι απαραίτητη για να συμμορφωθούμε με τις υποχρεώσεις που μας επιβάλλει ο νόμος. 
  • Έννομα συμφέροντα: η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την επιδίωξη των έννομων συμφερόντων του Δήμου ή των έννομων συμφερόντων τρίτου, εκτός εάν έναντι των συμφερόντων αυτών υπερισχύει το συμφέρον του Εργαζομένου. Για παράδειγμα, η επεξεργασία είναι απαραίτητη για να διασφαλίσουμε την αδιάλειπτη λειτουργία των ηλεκτρονικών συστημάτων μας ή για να ελέγχουμε το κόστος δαπανών του Δήμου.
  • Ζωτικά συμφέροντα: η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την προστασία της ζωής κάποιου ή άλλων ζωτικών συμφερόντων.
  • Υποχρέωση ή δικαίωμα βάσει εργατικού δικαίου και δικαίου κοινωνικής ασφάλισης και κοινωνικής προστασίας: η επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων του Εργαζομένου είναι απαραίτητη για την εκτέλεση των υποχρεώσεων και την άσκηση συγκεκριμένων δικαιωμάτων του Εργαζομένου ή του Δήμου στον τομέα του εργατικού δικαίου και του δικαίου κοινωνικής ασφάλισης και κοινωνικής προστασίας, υπό τις προϋποθέσεις του νόμου
  • Εκτίμηση της ικανότητας προς εργασία: η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτίμηση της ικανότητας προς εργασία του εργαζομένου 
  • Για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων: Η επεξεργασία βασίζεται στο δικαίωμά μας να επιδιώξουμε την ικανοποίηση νομικών αξιώσεων.

Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε

Ο Δήμος συλλέγει (ενδεικτικώς αναφερόμενες) τις εξής κατηγορίες δεδομένων των Δημοτών – Τρίτων Μερών:

  • Στοιχεία ταυτοποίησης (όνομα, επώνυμο, τηλέφωνο, ΑΔΤ, επάγγελμα κλπ)
  • Στοιχεία επικοινωνίας 
  • Στοιχεία οικογενειακής κατάστασης
  • Στοιχεία που είναι απαραίτητα για την εκπλήρωση υποχρεώσεων του Δήμου ενώπιον φορολογικών αρχών και ταμείων κοινωνικής ασφάλισης και φορέων 
  • Οικονομικά και ιδιοκτησιακά στοιχεία (βιβλιάριο Τράπεζας, τίτλοι ιδιοκτησίας, μισθωτήρια)

Όταν δίνετε στον Δήμο στοιχεία τρίτων προσώπων, θα πρέπει να ενημερώνετε τα πρόσωπα αυτά για την γνωστοποίηση των στοιχείων τους στον Δήμο και να τους παρέχετε αντίγραφο της παρούσας ενημέρωσης.

Ειδικές κατηγορίες δεδομένων 

Ο Δήμος ενδέχεται να συλλέγει προσωπικά δεδομένα υγείας, όταν αυτά τα δεδομένα είναι απολύτως απαραίτητα (πχ κατά τη δήλωση παθήσεων επί αιτήσεων στρατολόγησης). Δεδομένα σχετικά με ποινικά αδικήματα και καταδίκες ενδέχεται να συλλεχθούν από τον Δήμο όταν είναι απαραίτητα.

Για ποιους σκοπούς επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας μόνο για συγκεκριμένους σκοπούς και μόνο όσα δεδομένα είναι απαραίτητα για τους σκοπούς αυτούς. Ενδεικτικά, επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας:

  • Για να εκτελέσουμε υποχρεώσεις μας που προκύπτουν από τήρηση ιστορικού αρχείου και παρακολούθηση υποθέσεων ή διεκπεραίωση αιτημάτων. 
  • Για την επίδοση εγγράφων σε Δημότες από Δημόσιες Αρχές (π.χ Εφορία).
  • Για τον προγραμματισμό συναντήσεων.
  • Για την καταχώρηση αιτήσεων – έκδοση καρτών ανεργίας μέσω πλατφόρμας του ΟΑΕΔ. 
  • Για την Διεκπεραίωση υποθέσεων και παροχή πληροφοριών στους δημότες. 
  • Διεκπεραίωση αιτήσεων για την καταβολή προνομιακών επιδομάτων.
  • Για την έκδοση πιστοποιητικών, εγγραφή στα δημοτολόγια π.χ μεταδημότευση, αλλαγές στην οικογενειακή κατάσταση.
  • Για την ενημέρωση των Μητρώων Αρρένων.
  • Για τη σύνταξη ληξιαρχικών πράξεων (π.χ θανάτου, γάμου, βάπτισης, έκθεση ονοματοδοσίας, έκθεση αναγνώρισης για τέκνο εκτός γάμου). 
  • Για τη διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη προς τα συλλογικά διοικητικά αιρετά όργανα του Δήμου

Ποιοι λαμβάνουν και επεξεργάζονται τα στοιχεία σας

Εντός του Δήμου πρόσβαση στα δεδομένα σας έχουν άλλοι εργαζόμενοι του Δήμου. Η πρόσβαση είναι διαβαθμισμένη ανάλογα με τη θέση και τα καθήκοντά τους και περιορίζεται στα δεδομένα που είναι απαραίτητα για τους σκοπούς της συγκεκριμένης επεξεργασίας που έχουν αναλάβει. 

Εκτός του Δήμου, διαβιβάζουμε όσα δεδομένα είναι απαραίτητα για τους σκοπούς της εκάστοτε επεξεργασίας στις εξής κατηγορίες παραληπτών:

  • Σε τρίτα μέρη που παρέχουν υπηρεσίες σε εμάς, όπως εταιρείες πληροφορικής, φοροτεχνικοί και νομικοί σύμβουλοι και πάροχοι λοιπών υπηρεσιών. 
  • σε εθνικές ή διεθνείς ρυθμιστικές, φορολογικές ή άλλες αρχές ή δημόσιους οργανισμούς ή δικαστήρια, όταν απαιτείται βάσει νόμου ή κανονισμού ή μετά από εντολή τους 
  • σε συνεργάτες όταν απαιτείται για την επικοινωνία, τη διαχείριση των σχέσεων και την εκτέλεση των συναλλαγών που έχουν ζητηθεί
  • τρίτα μέρη που διενεργούν ελέγχους σε εμάς στα πλαίσια των κανονιστικών μας υποχρεώσεων, των πελατειακών σχέσεων ή των υποχρεώσεων που απορρέουν από την ισχύουσα νομοθεσία

Τα δεδομένα σας δεν διαβιβάζονται σε χώρες εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ.), σε τρίτες χώρες ή σε διεθνείς οργανισμούς. Σε περίπτωση που μεταφερθούν δεδομένα σας εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ.), σε τρίτες χώρες ή σε διεθνείς οργανισμούς, ο Δήμος θα  διασφαλίσει ότι ο οργανισμός που λαμβάνει τα προσωπικά δεδομένα βρίσκεται σε χώρα όπου παρέχεται το ίδιο επίπεδο προστασίας όπως στις χώρες εντός του Ε.Ο.Χ. ή ότι η διαβίβαση γίνεται με βάση κατάλληλες εγγυήσεις και σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία προστασίας δεδομένων.

Για πόσο καιρό διατηρούμε τα δεδομένα σας

Τα δεδομένα των δημοτών – Πολιτών – Τρίτων μερών θα διατηρηθούν για όσο διάστημα κρίνεται βάσει των εφαρμοστέων νομικών και κανονιστικών διατάξεων που διέπουν την οργάνωση και λειτουργία του Φορέα. Ο Δήμος φροντίζει και εφαρμόζει τα κατάλληλα μέτρα για την ασφαλή φύλαξη των δεδομένων σας κατά τη διάρκεια της περιόδου διατήρησης και την καταστροφή τους με κατάλληλο τρόπο μετά το πέρας αυτής. Για περισσότερες πληροφορίες, σας καλούμε να διαβάσετε την Πολιτική Διατήρησης και Καταστροφής Προσωπικών Δεδομένων.

Τα Δικαιώματα σας

Έχετε τα παρακάτω δικαιώματα σχετικά με τα προσωπικά σας δεδομένα

Δικαίωμα ενημέρωσηςΈχετε το δικαίωμα να ενημερώνεστε για τη συλλογή και χρήση των προσωπικών σας δεδομένων
Δικαίωμα πρόσβασηςΈχετε το δικαίωμα να λαμβάνετε από τον Δήμο επιβεβαίωση για το κατά πόσον ή όχι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν υφίστανται επεξεργασία και, εάν συμβαίνει τούτο, έχετε το δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε σύντομη, κατανοητή, διαφανή και εύκολα προσβάσιμη μορφή .
Δικαίωμα διόρθωσηςΜπορείτε να ζητήσετε και ο Δήμος θα διασφαλίσει ότι χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση θα προβεί στη διόρθωση ανακριβών ή ελλιπών Προσωπικών Δεδομένων, μεταξύ άλλων μέσω συμπληρωματικής δήλωσης.
Δικαίωμα διαγραφήςΈχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από τον Δήμο τη διαγραφή των Προσωπικών Δεδομένων που σας αφορούν, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και ο Δήμος υποχρεούται να προβεί στη διαγραφή, υπό τις προϋποθέσεις που ορίζει ο νόμος.
Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίαςΈχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από τον Δήμο να περιορίσει τις δραστηριότητες επεξεργασίας μόνο σε συγκεκριμένους σκοπούς, υπό τις προϋποθέσεις που ορίζει ο νόμος.
Δικαίωμα εναντίωσηςΔικαιούστε να αντιτάσσεστε, ανά πάσα στιγμή και για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας, στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν. O Δήμος δεν θα υποβάλλει πλέον τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε επεξεργασία, εκτός εάν καταδείξει επιτακτικούς και νόμιμους λόγους για την επεξεργασία οι οποίοι υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών σας ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.
Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένωνΈχετε το δικαίωμα να λαμβάνετε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν, και τα οποία έχει παράσχει στο Δήμο σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο, καθώς και το δικαίωμα να ζητάτε τη διαβίβαση των λόγω δεδομένων σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας χωρίς αντίρρηση από τον Δήμο, υπό τις προϋποθέσεις που ορίζει ο νόμος.
Δικαίωμα απόκτησης ανθρώπινης παρέμβασηςΈχετε το δικαίωμα να μην υπόκεισθε σε απόφαση που λαμβάνεται αποκλειστικά βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, η οποία παράγει έννομα αποτελέσματα που σας αφορούν ή σας επηρεάζουν σημαντικά με παρόμοιο τρόπο.

Ο Δήμος θα ικανοποιήσει το αίτημά σας σύμφωνα με τις προϋποθέσεις που ορίζει ο νόμος. Η δυνατότητα άσκησης ενός δικαιώματος που σας απονέμει ο νόμος, δεν συνεπάγεται πάντα τη δυνατότητα να ικανοποιηθεί πλήρως, ιδίως όταν υπάρχουν άλλες νομικές διατάξεις που το περιορίζουν. Εφόσον δεν είμαστε σε θέση να ικανοποιήσουμε το αίτημά σας, θα σας ενημερώσουμε για τους λόγους.

Πώς ασκείτε τα δικαιώματά σας

Ο Δήμος σέβεται τα δικαιώματα που έχετε στα προσωπικά σας δεδομένα και σας διευκολύνει στην άσκησή τους. Μπορείτε να απευθύνετε οποιοδήποτε αίτημα (Φόρμα Αιτήματος Υποκειμένου των Δεδομένων), ερώτημα ή παράπονο σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα σας επικοινωνώντας με τον Αρμόδιο για θέματα Προστασίας Δεδομένων μέσω email στο [email protected]

Θα απαντήσουμε στο αίτημά σας εντός τριάντα (30) ημερών από την παραλαβή του. Στην περίπτωση που απαιτηθεί επέκταση της ανωτέρω προθεσμίας για την διερεύνηση ή/και τη διεκπεραίωση του αιτήματός σας, θα σας ενημερώσουμε σχετικά, εξηγώντας σας τους λόγους για τους οποίους είναι απαραίτητη η επέκταση της προθεσμίας.

Σε κάθε περίπτωση, εάν αισθάνεστε ότι έχει παραβιαστεί η προστασία των προσωπικών σας δεδομένων με οποιονδήποτε τρόπο, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε παράπονο στην Ελληνική Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr) 

Η προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, αποτελεί βασικό μέλημα του Δήμου Ιητών. Στο πλαίσιο της ενημέρωσης για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τις Υπηρεσίες του Δήμου και τα δικαιώματα των υποκειμένων της επεξεργασίας, επισυνάπτεται ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας των Δεδομένων

Φόρμα Αιτήματος Υποκειμένου των Δεδομένων